Регламент проведения докладов и презентаций

В данной статье мы объясняем порядок действий сотрудников при постановке задач о докладе о своей деятельности или выполнении поставленных задач.

Компания «Эвирал» стремится создать максимальный комфорт не только для клиентов, но и для своих сотрудников. Так, с 2024 года мы оборудовали методическую комнату «Метрум», предназначенную как для повседневной работы, так и для специальных мероприятий – митапов, встреч, мозговых штурмов, интенсивов и обучений.  «Метрум» оборудован необходимой техникой для проведения презентаций (экран, проектор, ПК, кликер и тд).

Сотрудник получает задачу о предоставлении информации.

В календаре системы Битрикс24 обязательно назначается встреча (добавляется событие) с указанием времени и места проведения (Метрум).

Алгоритм действий сотрудника при подготовке к докладу:

– Определить тему и цель доклада. Уточнить у постановщика задачи вопросы, которые непонятны;

– Выполнить действия, направленные на сбор информации или иные действия, связанные с выполнением поставленной задачи;

– Провести анализ полученной информации, выделить основные моменты;

– На основании данных, полученных в ходе исследования того или иного вопроса, подготовить доклад, объемом не более двух страниц;

– В программе Power Point подготовить наглядный презентационный материал, соответствующий докладу. Рекомендовано использовать небольшое количество текста, понятную наглядную информацию (фото, таблицы и тд). Обязательно стоит уделить внимание визуалу презентации – это должны быть удобные для глаз цветовые сочетания.

Важно: презентация должна быть не только в цифровом, но и в печатном виде.

Подготовка ко встрече.

За 10 минут до начала встречи «Метрум» должен быть полностью готов. За включенную сплит-систему, работающую технику, наличие бутилированной воды и стаканчиков, а также лазерной указки отвечает Данил Евгеньевич Козлов. Сотруднику, ответственному за доклад, необходимо выполнить следующие действия:

• загрузить презентацию на Диск Битрикс24;
• распечатать презентационный материал;
• включить ПК и подключиться к своему профилю Битрикс24;
• открыть нужные вкладки браузера и прочих программ для проведения встречи

Проведение встречи.

Сотрудник начинает свой доклад, параллельно демонстрируя на экране презентационный (наглядный материал). Далее мероприятие проходит в рабочем режиме обсуждений, мозговых штормов и прочих различных коммуникаций.

Завершение доклада.

Обязательно ревью с постановкой задач и фиксированием результата. Его можно подготовить предварительно, а по итогу мероприятия внести дополнительные корректировки.

Важно: мы не проводим «планерки» и «совещания». Мы проводим деловые встречи, интенсивы, деловые игры и обучения. Мероприятия, где в конструктивном диалоге, а также в свободе слова рождаются важные и верные решения, направленные на увеличение эффективности работы компании.